राज्य सरकार द्वारा राज्य की विभिन्न संस्थाओं को संस्थागत ऋण स्वीकृत किए जाते हैं तथा उनके स्वीकृति आदेश, वाउचर एवं अन्य विवरण इस कार्यालय को प्रेषित किए जाते हैं, जिन्हें एस.एल.आर. (SLR) रजिस्टर एवं वृहद पत्रक (Broadsheets) में सम्मिलित किया जाता है। ऋण की किश्तों की वसूली संबंधी चालान समय–समय पर संबंधित कोषागारों से प्राप्त होते हैं, जिन्हें प्रत्येक स्वीकृत ऋण के विरुद्ध वृहद पत्रक में अंकित किया जाता है।

गृहनिर्माण अग्रिम (HBA) / मोटरकार अग्रिम (MCA) / कम्प्यूटर अग्रिम (CA) के अंतर्गत व्यक्तिगत ऋणों का विवरण इस कार्यालय को कोषागारों के माध्यम से प्राप्त होता है। प्राप्त चालान/अनुसूचियों (Schedules) को संबंधित अभिलेखों, नियमों एवं स्वीकृत ऋण विवरण में उल्लिखित शर्तों का सत्यापन करने के पश्चात वृहद पत्रक में दर्ज किया जाता है। व्यक्तिगत ऋण के मामले में, ऋण की मूल राशि एवं ब्याज राशि की संपूर्ण वसूली के उपरांत अवशिष्ट देयता-मुक्त प्रमाणपत्र (No Dues Certificate – NDC) जारी किया जाता है।