क्या करें (DO’s)

• मासिक लेखा — किसी माह का मासिक लेखा, संबंधित कोषागार द्वारा इस कार्यालय के कोषागार प्राप्ति अनुभाग (TRS) को अगले माह की 10 तारीख तक अनिवार्य रूप से प्रस्तुत किया जाए। यदि किसी कारणवश विलंब हो, तो उसका कारण कृपया वरिष्ठ लेखा अधिकारी / TRS को ई-मेल द्वारा सूचित किया जाए।

• बिल प्रकार का चयन — किसी भी लेन-देन हेतु बिल तैयार करते समय, बिल के प्रकार का सही चयन किया जाए।

• सस्पेंस राशि का विवरण —वर्तमान माह के ऐसे लेन-देन, जिनमें विफलता के कारण राशि सस्पेंस शीर्ष 8658 में रखी गई है (और अभी तक समायोजित नहीं हुई है),एवं पिछले माह की वह सस्पेंस राशि, जो इस माह में समायोजित कर दी गई है — इनका विवरण मासिक लेखा के साथ संलग्न किया जाए।

• आंकड़ों का मिलान — LOP और कैश अकाउंट (Cash Account) में अंकित आंकड़े, SOP और SOR में अंकित आंकड़ों से पूरी तरह मेल खाने चाहिए।

• आर.बी.डी. विवरण / वीडीएम का मिलान — मासिक लेखा तभी प्रस्तुत किया जाए जब R.B.D. विवरण एवं VDM’s में दर्शाए गए आंकड़े, कैश अकाउंट के समरी पृष्ठ में दर्शाए गए आंकड़ों से पूरी तरह मेल खाएँ।

• आर.बी.डी. विवरण / वीडीएम की प्रति संलग्न करें — मासिक लेखा के साथ R.B.D. विवरण और VDM’s अनिवार्य रूप से संलग्न किए जाएँ। यदि कोई लेन-देन विफल हुआ है, तो उसका विस्तृत विवरण भी मासिक लेखा के साथ उपलब्ध कराया जाए।

• वाउचर की सही गिनती — यह सुनिश्चित किया जाए कि SOP में दर्शाए गए वाउचरों की संख्या, किसी विशेष प्रमुख शीर्ष (Major Head) के अंतर्गत वास्तव में प्रस्तुत वाउचरों की संख्या से पूरी तरह मेल खाती हो।

• अनुदान–अनुदान सहायता (Grants-in-Aid) का वर्गीकरण किया जाए — यह दर्शाते हुए कि सहायता शर्तबद्ध (Conditional) है या अशर्त (Unconditional)।

क्या न करें (DON’TS)

• मासिक लेखा को महालेखाकार (A.G.) कार्यालय में प्रस्तुत करने के पश्चात कोषागार डाटाबेस (Treasury Database) में किसी प्रकार का परिवर्तन नहीं किया जाए।

• बजट प्रावधान के बिना जिला कोषालय अधिकारी (DTOs) द्वारा किसी शीर्ष खाते (Head of Account) का संचालन नहीं किया जाए।

• अगला ए.सी. बिल (Advance Contingent Bill) तब तक पारित न करें जब तक यह प्रमाण–पत्र प्राप्त न हो जाए कि विस्तृत आकस्मिक बिल (Detailed Contingent Bills) नियंत्रक अधिकारियों (Controlling Officers) को प्रस्तुत कर दिए गए हैं।

• राजस्व व्यय (Revenue Expenditure) की बुकिंग को पूँजीगत व्यय (Capital Expenditure) शीर्ष में, या इसके विपरीत, दर्ज न किया जाए।